Como hemos visto en la definicion de un ERP existen tres características principales que distinguen a un sistema de gestion empresarial, de una simple aplicación de gestión.

• Integración: El objetivo de un sistema ERP es integrar todos los procesos de la empresa, entendiéndola como una serie de áreas que se relacionan entre sí. Este enfoque permite una mayor eficiencia, reducción de tiempo y costes.

Una base de datos centralizada es la que suele facilitar el flujo de información entre los diferentes módulos. Es importante destacar que en un sistema ERP los datos se ingresan una sola vez para su utilización en el sistema. Estos deben ser consistentes, completos y comunes. De esta forma se evita la duplicidad de información.

Figura. La integración de los diferentes módulos mediante una base de datos centralizada permite el intercambio de información

• Modularidad: Cada área funcional de la empresa se corresponde con un módulo del sistema de gestión. Estos módulos aunque independientes comparten información entre sí mediante una base de datos centralizada, lo que facilita la personalización y adaptabilidad por una lado, y por otro la facilidad de integración.

Es habitual que cada módulo utilice un software específico para su funcionalidad.

• Adaptabilidad: Gracias a la modularidad y capacidad de integración de las funcionalidades un sistema ERP es fácilmente adaptable a las necesidades de cada empresa, permitiendo una total configuración.

Aunque existe esta posibilidad de adaptación, muchas veces para abaratar costes la empresa utiliza una solución más genérica, en vez de personalizar un desarrollo, lo que le obliga a modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.