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Sistemas de gestión empresarial

La idea de los sistemas de gestión empresarial viene del término inglés management Information System. Esto quiere decir que hay un grupo de aplicaciones informáticas que son usadas para que las empresas puedan efectuar diferentes acciones de administración de esa entidad. Estas gestiones administrativas varían desde la producción hasta la logística, incluyendo entregar el producto en el punto de venta asignado.

Qué son los sistemas de gestión empresarial

Se trata de un conjunto de sistemas o acciones que se basan en una idea que prioriza cada parte de la cadena productiva, haciendo que ésta se pueda efectuar de una manera mucho más eficiente. Esto se logra mediante acciones que agrupan técnicas realizadas y labores efectuadas por los propios trabajadores y también por máquinas.

Para lograr esto han creado una serie de aplicaciones informáticas, software especial que hace posible elaborar y gestionar bases de datos, crear y planificar procedimientos, tomar decisiones y todo tipo de funciones que deben efectuar las empresas y los trabajadores.

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La finalidad es conseguir mayor productividad. Debido a que esto tiene una gran importancia, sobre todo lo relacionado con la capacidad de manejar gran cantidad de información, las empresas se ven obligadas a usar herramientas de sistemas de gestión empresarial. Estos sistemas de gestión empresarial hacen posible planificar, organizar, controlar y dirigir todas las partes que componen la cadena de producción.

Con la importancia que tiene la información real y los datos en el mundo empresarial, las grandes compañías y también pequeñas y medianas empresas tienen en cuenta estos aspectos. Éstos son los que forman la parte más importante en los que se basan los sistemas de gestión empresarial. La información tiene que responder a cuatro preguntas básicas para que ésta sea realmente eficaz a la hora de elaborar y desarrollar la productividad empresarial.

Estructura de los sistemas de gestión empresarial

Los sistemas de gestión empresarial tienen una estructura. La misión de esos sistemas es conseguir que la información importante y de calidad llegue a los usuarios mediante informes y modelos simulativos, de tipo matemático, que permiten elaborar planes futuros y tomar decisiones.

Para alcanzar los objetivos, los sistemas de gestión empresarial de tipo automatizado tienen que reunir las siguientes propiedades:

  • Estar orientados al modelo de negocio.
  • Trabajar en sinergia con los demás sistemas existentes.
  • Ser flexibles y permitir su uso con facilidad y sencillez.

Los sistemas de esta modalidad tiene una estructura. Ésta se puede examinar a partir de sus componentes físicos y podemos describirla con seis elementos básicos:

  • Hardware: este concepto comprende todos los equipos informáticos, incluyendo los accesorios, como escáneres o impresoras.
  • Software: se trata de sistemas de programación y aplicaciones varias.
  • Base de datos: se refiere a data warehouse y repositorios.
  • Procedimientos: un ejemplo típico de ello son los manuales.
  • Usuarios: estos son las personas que se responsabilizan de las cuentas, los que analizan el negocio y los trabajadores que pertenecen al equipo de ventas.
  • Productos: componente de la presupuestación o REPORTING, entre otras cuestiones.

Las tareas que realizan los sistemas de gestión empresarial son diferentes entre sí pero tienen en común que deben estar en el contexto correcto para poder efectuar la gestión de transacciones, elaboración de informes y procesamiento de consultas.

Una de las tareas más relevantes de los sistemas de gestión empresarial es la toma de decisiones, sobre todo cuando éstas no son decisiones banales y rutinarias. Es decir, pueden ser tales que afecten a la actividad empresarial en gran medida. Por ello, el responsable que define la iniciativa y lleva a cabo la aplicación del juicio debe realizar una buena evaluación con los conocimientos adecuados sobre el tipo de problema que se analiza. En esta cuestión, los sistemas de gestión empresarial proporcionan una ayuda invaluable: si no fuera por ellos no se podría examinar en profundidad las incógnitas que pueden afectar al desarrollo y evolución de los problemas. Por ello, se deben considerar los datos necesarios para poder tener la visión más completa y de mayor calidad posible sobre la realidad.

Por qué tener sistemas de gestión empresarial

Hoy en día, y cada vez más, las compañías tienen mayores demandas relativas a la calidad, rentabilidad y tecnología que permite desarrollarse de forma sostenible. Los sistemas de gestión empresarial eficiente son de gran ayuda para transformar esas presiones en ventajas competitivas.

El mundo de la competitividad y el consumismo de nuestro sistema capitalista nos abocan a una tolerancia cero con respecto a los riesgos. Quienes legislan estos temas, y también las instituciones, tratan de responder con regulaciones cada vez más duras y que abarquen mayor ámbito. Por ello, los informes tienen que ser detallados. Las compañías tienen que adaptarse a realidades nuevas, donde la legalidad y las nuevas normativas deben cumplir unos estándares mínimos.

Las compañías tratan de ir más allá de cumplir con las estrategias competitivas. Gestionar el riesgo de forma convincente es una de las áreas más importantes de los negocios y de los procesos de gestión, es una manera de estar en la cresta de la ola del juego competitivo. Los sistemas de gestión sirven a la mejora continua de las empresas, permiten elaborar procesos y estándares que permiten analizar y medir, además de cumplir los mismos. Para ello tienen que integrar principios en los modelos de negocio que desarrollan. Muchas compañías tienen un enfoque holístico, combinan en un único sistema la seguridad, calidad, la salud y el tema medioambiental.

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De cualquier manera, las compañías no obtienen el . La razón es que éstos se asimilan como herramientas para mantener el nivel. Esto es un error porque, en realidad, son un medio para manejar el cambio y mejoramáximo rendimiento de sus sistemas de gestión empresarialmiento de la empresa.

Por ello, los sistemas de gestión eficaces deben aportar valores añadidos a la compañía. Con esto pueden realizar mejor las tareas, de forma más eficaz, más barata y rápida, sobre todo cuando el sistema va desarrollándose. Los estándares más importantes de los sistemas de gestión ponen especial hincapié en la evolución continua.

Integrar un sistema de gestión permite enfocarse en hacer más óptimas las tareas vitales para la empresa y su entorno.

Hay que tener en cuenta que la certificación de los sistemas de gestión empresarial son de gran importancia y existen motivos diversos por los que una empresa debería tener un certificado de su sistema de gestión. Esta certificación es proporcionada por organismos de certificación independiente. Permiten que los productos se comercialicen de forma seria y adquiriendo importancia. Existen regulaciones que constituyen una razón más para esta certificación. Además de la exigencia que presiona al mundo empresarial debido a la globalización, se exigen procesos con mayor sofisticación y responsabilidad en temas de conducta empresarial sobre las partes interesadas.

Las empresas, en estos casos, tratan de tener una evaluación independiente que certifique su sistema de gestión como algo que da evidencias de su cumplimiento. A pesar de todo, un motivo más sustancial de esto puede ser que la cúpula directiva de la empresa piense que es un valor añadido. Ello permitirá que terceras partes con reconocimiento auditen sus sistemas de gestión, siempre de manera independiente, y podrán dar una evidencia de que los resultados que obtienen se ajustan a las normativas y esto se muestra en el certificado. La dirección empresarial necesita estar por delante y no puede permitir fallos por no tener el control de las cosas que afectan a su marca.

Actualmente, todas las compañías se encuentran bajo el análisis de terceras partes que tienen relación con su actividad. Por ello hay necesidad de ser transparente en cuanto al posible impacto que la actividad empresarial tenga en temas medioambientales otras facetas como, por ejemplo, la forma en que gestiona la seguridad, o la mejora de la calidad. Todo ello son demandas que las compañías tienen que afrontar en diversos lugares del mundo.

De esa manera, la información sobre cómo se lleva a cabo la gestión del riesgo es importante para tener confianza del entorno. Integrar y tener certificación de un sistema de gestión es dar a las partes interesadas de su entorno la transparencia necesaria. Es una muestra de su compromiso para mejorar de forma continua en los aspectos de calidad, seguridad y medio ambiente. Es una validación externa que permite ayudar a las empresas a optimizar continuamente sus actuaciones, con actividades o estrategias de calidad y de servicio. Seleccionar el organismo certificador apropiado es importante para conseguir una validación objetiva e independiente del sistema de gestión empresarial.

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Todo esto va a permitir ir mucho más allá de una simple certificación del cumplimiento, en una ruta donde el riesgo siempre existe. Se trata de una gran apuesta que proporcionada beneficios.

Ventajas y desventajas de la gestión empresarial

Sus ventajas son :

  • La gestión empresarial une y regula la información relativa a la empresa en un único lugar.
  • Es posible tener acceso a todos los datos, se pueden usar las aplicaciones desde cualquier lugar del mundo y siempre que se desee, disponiendo de conexión a Internet.
  • En un solo lugar se puede tener control y gestionar todos los procesos de la compañía.
  • Permite encontrar rápidamente incidencias y crear pronto soluciones.
  • Permite tomar decisiones de manera rápida y con seguridad.
  • Todos los procesos productivos están bajo control, los ciclos de producción se hacen más cortos y se controla la calidad de productos y servicios.
  • Es mejor para quitar obstáculos entre diferentes sectores de la empresa.
  • Hace más fácil que la información se transmita a todos los niveles de la compañía, eliminando el tener que tomar decisiones improvisadas.
  • Se pueden crear planes y estrategias de forma integrada entre distintos sectores del negocio.
  • Es más fácil seguir y controlar los productos.
  • Aumenta la consecución de beneficios tras las inversiones.

Sus desventajas son:

  • La integración suele ser larga y complicada, porque se necesita reorganizar las estructuras y procesos de producción.
  • El coste suele ser alto, es necesario un equipo de desarrollo importante y también tiempo.
  • En muchas de las compañías es necesario cambiar la infraestructura, por lo tanto, hay que invertir capital, en función del modelo de negocio. A veces, incluso, hay que parar la actividad para integrar el sistema.
  • Una de las cosas más importantes es que, al integrar un sistema de gestión empresarial, eliminamos la desventaja que causaría si los competidores integran estos sistemas y nosotros no.

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Fuentes de imágenes:

  • https://sagecit.files.wordpress.com/2015/03/gestion-de-la-estrategia.jpg
  • http://desarrollo.funadeh.org/wp-content/uploads/2015/09/Auditor-Interno.jpg
  • http://images.slideplayer.es/6/1651295/slides/slide_3.jpg

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