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Factura Proforma

Lo más normal cuando vamos a comprar cualquier mercancía ya sea un electrodoméstico un coche… es que esta operación se instrumente a través de la correspondiente factura comercial pero dentro de todo lo que rodea al comercio existe una variante de factura que es aquella que se denomina Factura Proforma.

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Factura Proforma

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La Factura Proforma no es otra cosa que un documento, algo así como si fuera un presupuesto, que registra una oferta o propuesta comercial, un documento que se utiliza sobre todo en operaciones de comercio internacional para conseguir licencias de importación o para hacer llegar muestras comerciales de productos.

factura proforma

Otro de los usos que tiene la Factura Proforma es el relativo a la apertura de créditos, siendo un documento requerido por bancos, cajas de ahorros y en general todo tipo de entidades en los que sea posible acceder a una financiación, ya que éstas empresas nos requerirán para la obtención de un crédito, el tener que hacerles entrega de una factura proforma del bien que vamos a adquirir con el dinero solicitado, de manera que la cantidad que se solicita esté justificada de alguna manera.

Se trata de un documento que por lo general no se sella ni se firma salvo que el cliente lo solicite y que no sirve a efectos de la contabilidad, su valor es meramente informativo pero aún así, existe la obligación o compromiso de respetar las condiciones comerciales incluidas en dicho documento aunque eso si, solamente por el tiempo de validez fijado en la misma.

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La apariencia de una Factura Proforma es la misma que la de una factura normal, ya que vienen reflejados los datos del proveedor relativos a nombre, dirección, CIF o NIF, los datos de a quién va dirigida dicha factura, los artículos o mercancías con el precio, el periodo de validez o de entrega de la mercancía.

Si la Factura Proforma se va a necesitar para presentarse en una aduana, además de señalarse que mercancías son las que se venden, su precio, es decir, las condiciones en que se realiza dicha operación comercial, también debe indicar si los artículos serán transportados mediante avión o barco o por carretera, así como también debe reflejar el plazo de entrega y la forma de pago de dicha mercancía.

Datos que debes completar en una factura proforma

Como completar factura proforma
A continuación, te enseñamos de manera detallada los datos y la información que debes tener en cuenta a la hora de completar una factura proforma. Cumplimentando los siguientes campos, te ahorrarás problemas antes de iniciar cualquier contratación, envío y movimiento con la empresa o cliente interesado.

  • Antes de nada, recuerda destacar en el encabezado la expresión “PRO FORMA”. De esta manera, diferenciaremos bien la factura proforma de la comercial. Aun así, muchas empresas incluyen además un pequeño texto donde aclaran que se trata de una factura proforma.
  • Por otro lado, también es un requisito importante completar los datos personales y/o empresariales del proveedor: Nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección… En caso de realizar la venta en la Unión Europa, se debe detallar el número de IVA comunitario.
  • Asimismo, completa los datos de tu cliente: Nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, número de cuenta, dirección… Todo lo necesario.
  • Después, incluye una descripción precisa y minuciosa de la mercancía.
  • No olvides dejar una fecha de emisión.
  • Enumera de manera explícita la cantidad o las unidades del producto, su peso bruto, peso neto y el volumen de la carga o el paquete.
  • También debes indicar en el mismo documento los siguientes puntos: el precio unitario, el precio total y la divisa cotizada.
  • Antes de terminar y, en caso de necesidad, puedes desglosar los gastos de transporte y del seguro del envío.
  • Si deseas incluir un determinado descuento, promoción o condición especial para quedar bien con el cliente, simplemente puedes incluirlo en la factura proforma, de manera que tal “oferta” esté a la vista del cliente y en el coste total.
  • Generalmente las facturas proforma no se numeran, ni es aconsejable sellar en constancia su poder resolutivo, a no ser que el cliente lo solicite de forma explícita.

Para completar más el documento, también puedes mencionar los siguientes puntos:

Requisitos factura proforma
Mencionar la adhesión a INCOTERMS ICC: Las Incoterms son cláusulas tipo que detallan los usos comerciales internacionales más comunes, para determinar cuál es la solución acordada entre el vendedor y el comprador. El Incoterm es una llave que soluciona los 4 problemas más habituales del comercio exterior: la entrega de la mercadería, la transferencia de la responsabilidad, la distribución de los gastos-obligaciones, y por último, los documentos necesarios para la tramitación aduanera.

Mencionar la adhesión a la UCP600 (Reglas y Usos sobre Créditos Documentarios, o última edición): Las legislaciones y leyes de determinados países exigen alguna mención o declaración del contenido del crédito documentario. Por ejemplo: que la mercancía es nueva, que los precios son los mismos que en el país de origen, composición química o por piezas de cada masterial, embarque en navíos sujetos a boicot, etc… Por eso, te recomendamos atender las causas que cubre la adhesión a UCP600.

Diferencias entre factura comercial y factura proforma

Como ya habíamos destacado antes, la diferencia más elemental entre las facturas comerciales y las proformas, es que estas últimas no poseen validez fiscal, no son contables ni sirven como justificantes de pago. Es decir; es un documento no concluyente meramente informativo. Además, la factura comercial no se puede modificar, mientras que la proforma puede variar dependiendo de las necesidades y acuerdos mutuos. Sin embargo, existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo estipulado en la factura proforma.

Video: Cómo crear una factura proforma

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