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Autónomo y Hacienda: ¿qué datos deben contener todas las facturas para evitar problemas?

Hacer una factura puede ser sencillo, aunque es necesario saber qué datos debemos incluir en ella no solo para que esté bien hecha, sino para que en definitiva no tengamos ningún tipo de problema ni a nivel contable ni a nivel fiscal. Y es que, ¿sabías que no elaborarlas correctamente puede suponernos un problema?.

Qué datos deben contener todas las facturas

¿Sabes qué es la factura?

Si tuviéramos que definir una factura, podríamos decir que se trata de un documento de carácter mercantil en el que se recoge la información relacionada con una compra venta o con una transacción de servicios o bienes.

Debe ser elaborada cumpliendo la normativa del Reglamento de Facturación, aprobada bajo el Real Decreto 1619/2012, en el que se regulan las obligaciones de facturación.

Por tanto, conforme de a este reglamento tanto los autónomos como las pymes deben emitir las facturas por cada trabajo o servicio realizado.

¿Cómo hacer una factura?

Antaño, cuando el uso de ordenadores no estaba tan extendido como por ejemplo lo está hoy en día, el sistema tradicional a la hora de elaborar facturas era el papel, el cual luego se remitía bien directamente en el establecimiento al cliente, o bien se enviaba por correo postal. Como es obvio, eran facturas elaboradas a mano.

Sin embargo, con la informatización de los negocios, y el uso generalizado de la informática, hoy en día no es tan común hacer facturas en papel, extendiéndose el uso de programas y aplicaciones como Pages o Numbers (en Mac), o de Word y Excel (en Microsoft). Y, a su vez, hacérsela llegar al cliente a través de correo electrónico.

¿Qué datos se deben incluir en cada factura?

Eso sí, existen una serie de elementos básicos que deben incluirse sí o sí en cada factura que elaboremos. ¿Cuáles son? A continuación te los indicamos:

  1. Número de la factura y serie (en su caso). Esta numeración debe ser correlativa, siendo habitual que la serie se inicie cada año. Además, es posible que existan series separadas cuando, por ejemplo, se trate de una factura rectificativa o sean operaciones/servicios de diferente naturaleza.
  2. Fecha de expedición. Esto es, la fecha de elaboración de la factura. Debe ser la fecha real, y por tanto, tener cierta correlación con el número de facturación y la serie.
  3. Nombre y apellidos. O bien, la razón o denominación social completa de quien emite la factura (en este último caso, especialmente si se trata de una pyme o de una empresa).
  4. Número de identificación fiscal (NIF) o Código de Identificación Fiscal (CIF). Atribuido por la Administración española, o bien, por la de otro Estado Miembro de la Unión Europea con quien hemos realizado la operación.
  5. Debe incluir tanto el domicilio del obligado a expedir la factura como la del destinatario de las operaciones/servicios.
  6. Descripción de las operaciones/servicios. Se deben consignar todos aquellos datos necesarios que ayuden a la determinación de la base imponible del impuesto (o, lo que es lo mismo, el importe total de la contraprestación). Se debe incluir el precio unitario -sin impuestos- de dichas operaciones.
  7. El tipo impositivo del IVA. O bien, si procede, el tipo impositivo del recargo de equivalencia.
  8. Porcentaje de retención del IRPF. Especialmente en el caso de una factura emitida por un profesional, se debe incluir el porcentaje de retención, si procede (no ocurre si se trata de un empresario; es decir, de un autónomo dado de alta en un epígrafe empresarial).
  9. Cuota tributaria. Deberá consignarse por separado la cuota tributaria que se repercuta.
  10. Importe total a pagar.
Datos necesarios para hacer una factura

¿Cuál es el plazo para remitir la factura?

Las facturas, o documentos sustitutivos/rectificativos deben ser expedidos en el momento de que la operación se haya llevado a cabo.

Eso sí, cuando el destinatario de la operación sea un profesional o empresario, que actúe como tal, éstas deben ser expedidas dentro del plazo de un mes contado a partir del momento en el que la operación se realiza.

Por otro lado, las facturas o documentos sustitutivos/rectificativos deben ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación el impuesto, en el año en curso en el que se han realizado las operaciones.

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