Escrito por Tendenzias

¿Qué es una factura proforma, para qué sirve y qué datos debe contener?

Si en algún momento has querido comprar alguna mercancía, realizar alguna reforma en casa, o quizás has pensado en cualquier otra cuestión para la que necesites obtener dinero con el fin de gastarlo en algo concreto, puede que el banco a quien le pidas crédito te solicite que le presentes una factura proforma, que de hecho es similar a cualquier otra factura aunque emitida con una intención específica que ahora te explicamos. A continuación os hablamos sobre ¿Qué es una factura proforma, para qué sirve y qué datos debe contener?.

Factura proforma

¿Qué es una factura proforma, y para qué sirve?

Muchos pueden confundir el concepto de factura proforma con el de factura en sí, y aunque en realidad parecen lo mismo no lo son realmente. Una factura proforma no es más que un documento que especifica los detalles de la que luego será una factura definitiva.

De este modo, cuando se emite una factura proforma, en realidad lo que estamos obteniendo es un documento en el que se específica el coste, por ejemplo, de lo que nos va a costar una nueva máquina para nuestra empresa, o cuál es el presupuesto de una reforma en el baño de casa y en la que el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

Para qué sirve la factura proforma

En realidad, la factura proforma no solo sirve como una especie de compromiso entre el vendedor y el cliente, para que los precios estipulados sean los que al final aparezcan en la factura definitiva, sino que también sirve para que nosotros tengamos una idea del coste de cualquier mercancía, objeto o lo que sea y podamos presentarlo como si fuera un presupuesto a nuestro banco, en el caso de que necesitemos pedir un préstamo o crédito para adquirir lo deseado.

Además, una factura proforma no es solo un compromiso por parte del vendedor como he señalado, sino que además supondría también un compromiso de que nosotros como clientes vamos a comprar a ese vendedor lo que figura en la factura “previa” que nos ha hecho.

Por ejemplo queremos comprar un coche o una moto, pero no tenemos el dinero suficiente. El concesionario que nos lo vende, nos puede hacer una factura proforma que nosotros podemos presentar al banco, y una vez concedido el crédito, nosotros compraremos el vehículo en el concesionario que nos hizo la factura y estos acatarán lo pactado en la factura proforma (si por ejemplo han añadido algún descuento especial).

Factura proforma que es

Qué datos debe contener una factura proforma

Lo básico en una factura proforma y lo que debe contener es principalmente lo mismo que nos encontramos en una factura normal y corriente.

Encabezado

Eso sí, lo primero que tenemos que marcar en nuestra factura proforma serán esas palabras de “PROFORMA” en el encabezado de la factura para que se vea claramente que no es una factura formal o una factura definitiva.

Además en la primera parte de nuestra factura proforma podemos incluir también la fecha de cuando se emite, el número de factura y la salida de destino y llegada al destino de la mercancía en el caso de que sea por ejemplo un artículo que se va a llevar al extranjero.

Datos

Por otro lado, y comio en cualquier otra factura, deben estar reflejados los datos del proveedor: nombre, dirección, CIF o NIF, así como los datos de a quién va dirigida dicha factura, también con su nombre y apellidos, y se puede incluir además la dirección, y como no, el NIF.

Además, si se trata de una factura profoma para artículos de venta en la Unión Europa, se debe detallar el número de IVA comunitario.

Mercancía

Una vez escritos todos los datos en el encabezado, deberemos pasar al apartado de la mercancía. En este apartado se deberá estipular los artículos o mercancías con el precio, así como el número de referencia del producto, la descripción, la cantidad y el coste total de todo lo que se refleja en la factura.

Otros datos a tener en cuenta

Nuestra factura proforma tendrá que tener además el precio neto, sumando además el IVA que corresponda y el precio total.

Por otro lado, al final de la factura proforma podemos indicar un apartado de “Observaciones” en el que se incluyan por ejemplo las condiciones de entrega o el medio de transporte si por ejemplo, la factura proforma corresponde a una mercancía que se debe llevar a otra ciudad o país.

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También podemos incluir en esas observaciones, podemos incluir el número de cuenta al que se debe cobrar o pagar la factura, así como el plazo para el pago. Lo cierto es que podemos encontrarnos facturas proforma que serían realmente básicas o que nos permiten tener una factura para algo puntual que queramos comprar, (por ejemplo un ordenador) y luego están facturas proforma de grandes empresas (por ejemplo de exportación), cuyos datos y todo lo que deben incluir será mucho más extenso.

Ejemplos de Facturas Proforma

Veamos ahora un par de ejemplos de cómo podemos tener una factura proforma completa y bien elaborada.

Primer ejemplo

El primero de ellos sería una factura proforma de una gran empresa.

Aunque esté en inglés, vemos como claramente aparecen detallados los aspectos antes señalados. Con un encabezado que básicamente se utiliza para anotar los datos de la persona que vende la mercancía, los datos de quien la compra o cliente, y como no, la fecha, número de factura, dirección etc…

Luego viene el apartado más amplio, en el que tenemos que anotar la cantidad de producto o mercancía, la descripción, y el precio por unidad y el total de cada artículo. Al final anotaremos el total de lo que nos cueste la mercancía en neto, sumando luego el IVA.

Por último, añadimos las observaciones necesarias y poco más tenemos que añadir al respecto.

Segundo ejemplo

Este otro ejemplo que os mostramos es muchísimo más sencillo que el anterior, aunque contiene todo lo necesario para que nuestra factura proforma sea correcta.

Si deseas poder hacer una factura proforma, en Windows ( a través de Excel), podemos encontrar diversas plantillas como las que te mostramos en los ejemplos.

Factura proforma para autónomos

La factura proforma para autónomos es igual de relevante o más que a nivel empresas. Y es que garantizarse un cliente con una factura proforma en la que nos comprometamos, de forma mutua, a llevar a cabo un negocio conjunto, hace afrontar más tranquilo dicho trabajo. Independientemente de la labor que desarrollemos, la factura proforma para autónomos es una gran ventaja.

A la hora de realizar una factura proforma para autónomos, hay datos que son de obligada aparición en la misma. Al menos, si queremos que tenga validez. Así, los trabajadores freelance deben estar muy atentos a la hora de rellenarlas y no hacerlas deprisa y corriendo. Un error en su cumplimentación, nos puede hacer perder un cliente y, por tanto, perder dinero.

Por tal motivo, el trabajador autónomo debe estar actualizado y al día en lo que a leyes le compete. Al menos, conocer los elementos fundamentales de lo que debe y no debe incluir en sus documentos. De paso, nos garantizamos un servicio de excelencia a un cliente que, de este modo, repetirá con nosotros caso de necesitarlo.

Así las cosas, en una factura proforma para autónomos, debemos incluir el NIF del freelance, debemos detallar los productos o servicios que vamos a ofrecer, los precios de cada uno de ellos por unidad y el IVA devengado. Una vez completemos el trabajo o la venta, ya podemos completar la factura, por ejemplo, con el nombre de la empresa o del cliente.

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En lo que respecta a la retención a aplicar en la factura proforma para autónomos, decir que es bastante sencilla de calcular. Ahora, para quienes están empezando, puede convertirse en un auténtico problema. Y es que saber cómo funciona el sistema de retenciones, es fundamental para desarrollar tu labor con normalidad.

De hecho, no son pocos los autónomos que recurren a gestorías. Prefieren pagar una cuota al mes y quitarse de echar cuentas. Pero claro, eso supone un gasto que no todos los freelance se pueden permitir. Para quien prefiera hacerlas por su cuenta y ahorrar un dinerillo que puede venir muy bien al final de mes, debe tener en cuenta estos números.

En concreto son dos los números a tener en cuenta: el 7 y el 15. Son los porcentajes de IRPF que deben retener. El del 7% es el que se aplica a los nuevos autónomos. El del 15% es el que se aplica a los autónomos por norma general. Para ayudarnos a hacer las facturas proforma y las facturas finales, hay programas informáticos que pueden resultar muy útiles.

No sólo ahorrarás dinero de la gestoría, sino que agilizarás tus cuentas y tendrás más tiempo para ti o para el trabajo. De hecho, son tan sencillos que no necesitarás demasiada experiencia para hacerte con él. Son muy intuitivos y fáciles de utilizar. Ya es hora de desterrar, para siempre, las obsoletas y complicadas plantillas de Excel que tantos quebraderos de cabeza han causado.

Es más, un programa de facturación, te evitará errores humanos que Hacienda te puede hacer pagar caros.

Artículo de interés:

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