Escrito por Tendenzias

La facturación electrónica para Pymes

Cada día las operaciones y transacciones comerciales requieren de una realización más rápida y más automatizada. La tecnología de esta era digital en la que nos encontramos, por suerte, nos va permitiendo aumentar este ritmo y facilitar las tareas en el mundo empresarial. Una de las respuestas a este ecosistema de velocidad y efectividad es la facturación electrónica.

Hoy os explicamos en qué consiste, cómo se realizan y sus principales ventajas y desventajas.

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Qué es la facturación electrónica para pymes

La facturación electrónica es, tal y como su nombre indica, una factura como otra cualquiera. A efectos legales, tiene exactamente la misma legitimidad que una factura tradicional a papel. Mencionar, por supuesto, para quienes no lo sepan o no se acuerden, que una factura es un justificante de un intercambio comercial, ya sea la compra y entrega de unos bienes o la realización de un servicio o trabajo. La única diferencia entre la facturación electrónica y la tradicional es que la primera es electrónica y ha sido transmitida, aceptada y firmada por vía digital.

Si bien no hay un formato estándar de factura electrónica, más allá de los datos mínimos que toda debe presentar, se pueden distinguir al menos dos tipos. El primero es la factura en formato estructurado. Se refiere a todas aquellas facturas, generalmente desarrolladas a través de un programa informático diseñado para ello, cuyos datos pueden ser generados y luego tramitados de forma automatizada. El segundo es la factura en formato no estructurado. Aquí se incluyen aquellas facturas electrónicas obtenidas en base al escaneo de una factura tradicional en papel o cuyo formato es una imagen o un archivo PDF. Este segundo tipo de facturas requiere una tramitación manual de los datos para pasarlos del archivo no estructurado a los respectivos sistemas.

Desde los últimos años se ha hecho obligatorio tramitar por facturación electrónica cuando se realicen contratos con la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas así como las administraciones locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.). Asimismo, en ciertos organismos autónomos como universidades públicas, órganos constitucionales, centros de mutuas de la Seguridad Social o entidades de derecho público también será obligatorio.

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Cómo se hace la facturación electrónica para pymes

Realizar una facturación electrónica es un proceso relativamente sencillo, al menos en lo que a sus pasos se refiere. Lo primero es disponer de una factura en un archivo, a ser posible estructurado, como pueden ser los formatos XML, EDIFACT, html o DOC. A continuación, será necesario tener un dispositivo telemático para poder realizar la transmisión electrónica: un ordenador, un teléfono móvil o una tablet. Y, finalmente, hará falta una firma electrónica para asegurar la autentificación e integridad de la operación (esto es lo que le da validez legal al proceso).

Bien, hasta aquí no ha sido muy complicado, solo son tres sencillos pasos.

Primero necesitamos obtener una factura. Como hemos dicho, existe la opción de usar una factura no estructurada, pero realmente no es algo recomendable ni profesional. Así que nos centraremos en las facturas electrónicas estructuradas. Para realizarlas existen dos opciones: contratar un servicio para que se encargue de ello o hacerlo uno mismo en la propia empresa. La primera opción es sencilla, cómoda y solo tienes que firmar para luego poder desentenderte. La segunda otorga mayor control, pero puede resultar más engorroso y dar costes a la empresa.

Por suerte, administraciones públicas y entidades privadas se han ido movilizando poco a poco para facilitar este trámite con la creación de programas sencillos. Uno de los mejores ejemplos es el desarrollado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, Facturae, un programa completamente gratuito y además abierto con el que se pueden generar facturas de forma automatizada. Está, además, diseñado con los pymes y trabajadores autónomos en mente.

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Ventajas y desventajas de la facturación electrónica para pymes

Los beneficios de realizar facturas electrónicas son muchos y muy diversos. Por ejemplo, permite acortar los ciclos de tramitación, reducir los errores humanos y eliminar los costes de impresión y envío postal. Al ser todo digital, dan un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas y reducen considerablemente el espacio necesario para su almacenamiento. Tampoco se puede dejar de lado la increíble reducción en gasto de papel que supone, así como en su transporte, y lo muy beneficioso que ello es para el medio ambiente.

A niveles administrativos, se ha demostrado que las facturas electrónicas facilitan la lucha contra el fraude. Son una mejora en la gestión de las empresas ya que automatizan el proceso y suponen un considerable ahorro (en tinta, papel, envío postal y, en algunos casos, personal) para las empresas que, a la larga, supera la inversión en software o en servicios de terceros.

Finalmente, y esto es muy importante, la introducción de las facturas electrónicas es parte de un proceso en pos de la modernización de la economía y del desarrollo industrial.

Por supuesto, no todo es positivo y el sistema de facturación electrónicas tampoco se salva de poseer ciertas desventajas e inconvenientes. El primero, y hasta cierto punto incontrolable, es la reticencia de ciertas empresas o ciudadanos a ella, lo cual pone trabas a los demás. La segunda es la necesidad de contratar servicios que se hagan cargo de ello o de instalar programas, aprender a usarlos y solicitar los nuevos formularios y herramientas para aplicarlos; hecho que hace que el número de reticentes aumente. Y el último inconveniente es que, dado que se trata aún de algo novedoso, la información al respecto no es tanta ni tan clara y además hay muchas plataformas. En este sentido, el sistema tradicional es conocido y claro.

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Fuentes de imágenes:

  • http://taguilasdeoaxaca.com/index.php/factura-electronica
  • http://www.corporativotfm.com/10-respuestas-sobre-la-nueva-facturacion-electronica-del-sat/
  • http://www.devquad.com/

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