Gastos variables en la empresa

Hoy os vamos a hablar sobre un término importante dentro del mundo de las empresas. Vamos a explicar, desde un punto de vista general, qué son los gastos variables en una empresa o negocio. Por lo tanto, se puede decir que este artículo forma parte de los diferentes conceptos de contabilidad que ya hemos relatado […]
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Hoy os vamos a hablar sobre un término importante dentro del mundo de las empresas. Vamos a explicar, desde un punto de vista general, qué son los gastos variables en una empresa o negocio. Por lo tanto, se puede decir que este artículo forma parte de los diferentes conceptos de contabilidad que ya hemos relatado en entradas anteriores.

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Qué son los gastos variables en la empresa

Los gastos o costes variables, también denominados proporcionales, son aquellos cuyo importe depende del volumen de actividad que una empresa prevé alcanzar. En otras palabras: un coste para el que existe una correlación directa entre su importe y el volumen de actividad al que se refiere. Es decir que, si el nivel de actividad decrece, el de estos gastos también decrece mientras que, si el nivel de actividad aumenta, también lo hace esta clase de los gastos variables. Ejemplos típicos que pueden sacarse a relucir serían el consumo de materias primas, las comisiones de los vendedores y los impuestos específicos, pero también podrían ser los envases, los embalajes o el etiquetado de los productos.

Gastos variables

De este modo, los costos variables tienden a tener un comportamiento lineal, lo que les confiere la característica de poseer un valor promedio por unidad que tiende a ser constante. Sin embargo, también existen las situaciones en las que los costes variables no solo no son lineales con respecto a la actividad de la empresa, e incluso pueden llegar a ser decrecientes en relación a ella. Este sería el caso, por ejemplo, de cuando un proveedor ofrece un descuento, por ejemplo, en el coste de los embalajes, según la cantidad de producto que se le compre. Siendo así, en este ejemplo, el volumen de la actividad de la empresa crecería (dado que adquirir más producto, implica aumentar la actividad) pero los costes variables generados por la compra de embalaje decrecerían, gracias a ese descuento.

En general, los costes directos o que pueden ser asignados objetivamente y con facilidad a los productos suelen identificarse con los costes variables, aunque hay excepciones dependiendo del tamaño de la empresa.

Tipos de gastos variables

No existe una lista de los gastos variables dado que éstos, como su nombre indica, pueden ser variables en un tipo de empresa, pero no variables en otra. Es necesario, entonces, analizar cada gasto en su contexto para determinar su comportamiento, y saber si es variable o fijo.

Gastos variables gastos fijos

Aún y así, a rasgos generales, es habitual que en los costes variables se puedan encontrar los siguientes tipos:

  • Los gastos en materias primas
  • Los gastos de mano de obra directa, como sería el salario de los empleados
  • Los gastos en transporte y distribución de los productos
  • Los gastos en comisiones e impuestos

Aparte de los tipos actividades y bienes que pueden producir costes variables a una empresa, dentro de los gastos variables también se puede considerar que existen dos subtipos: los gastos laborales y de producción y los gastos semi-variables.

Gastos laborales y de producción

Los gastos laborales y de producción son una parte importante de los gastos variables, pues es el dinero que se paga a empleados, profesionales y asalariados de la empresa. Por lo tanto, a diferencia de otros tipos de gastos variables, éstos los controla íntegramente la dirección de la empresa o negocio.

Ciertamente, aunque las tasas de producción y de trabajo son fijadas ya sea por hora o por cantidad de producto creado, y hay también unas cantidades mínimas que las leyes obligan a pagar, los directivos no tienen absoluto control. Pero, por otro lado, el número de horas de trabajo de los empleados, así como la cantidad de contratos, sí pueden ser reducidos o incrementados; por lo general dependiendo del volumen de ventas. De este modo, si las ventas son altas, la dirección puede asignar más fondos para estos gastos, ya que la empresa espera cosechar más beneficios al aumentar sus ingresos. Mientras que si las ventas comienzan a bajar, la dirección puede recortar horas, niveles de producción o cantidad de empleados para balancear sus gastos.

Gastos semi-variables o mixtos

Algunos gastos tienen componentes que son variables, pero también algunos que no lo son, que son fijos. Un ejemplo claro sería el salario de un equipo de ventas. Una parte del salario de un vendedor normalmente es un pago fijo, mientras que el resto suele ser una comisión por venta. En estas situaciones, en el momento de calcular los costos fijos y variables, es necesario asignar la parte fija de los gastos fijos y la parte variable de los gastos variables para evitar problemas de contabilidad.

Diferencia entre los gastos variables en la empresa y los gastos fijos

La distinción entre gastos variables y los llamados gastos fijos es de mucha utilidad para la toma de decisiones en el ámbito empresarial. Ya hemos definido qué son los costes variables y qué tipos hay y ya hemos dejado caer un poco lo que son los gastos fijos, pero pasemos ahora a explicarlos con más detalle.

Gastos variables que son

Aquellos costes estables, es decir, que son definidos y no varían, son conocidos como los “gastos fijos”. Éstos son, por lo general, gastos indirectos de la estructura o las operaciones de la empresa y son a menudo periódicos y sin variaciones, o con variaciones muy pequeñas, con relación al estado del volumen de las ventas. Por ejemplo, el gasto que cuesta el alquiler de una oficina es un coste fijo y periódico, dado que cada mes la empresa deberá pagarlo independientemente del volumen de actividad que realice. Por ello, ante los gastos fijos, una empresa o negocio tiene que hacer un análisis previo de su volumen histórico de ventas para ver si podrán permitírselo.

Otros ejemplos de gastos fijos pueden ser: impuestos y seguros, gastos financieros, gastos de oficina, amortización de activos o salarios del personal administrativo.

El gasto fijo es un gasto que ocurrirá todos los meses, llueva o truene, ya sea que su negocio opere o no. Pero eso no significa que sea el mismo todos los meses. Por ejemplo, el agua es un gasto fijo, pero no vas a tener que pagar lo mismo cada mes.

Estas son las diferencias más marcadas entre gastos fijos y gastos variables: 

  • Los gastos fijos no tienen que ver con el costo del producto (ya sea la producción o venta de bienes);
  • Los gastos variables están a medio camino, ya que tienen una relación indirecta con el costo del producto (ya sea la producción o venta de bienes). Aquí es donde usaríamos un método como el costeo de absorción , por ejemplo, para contabilizar estos desembolsos;

Comprender la importancia de los gastos fijos y variables

Los conceptos de gastos fijos y variables son simples, pero eso no significa que se puedan dejar atrás. Cada gerente financiero o profesional de control debería poder diferenciar entre grupos de gastos fijos y grupos de gastos variables al preparar un presupuesto comercial .

Esto se debe a que son fundamentales para la planificación financiera . Al hacer la clasificación correcta, será más fácil saber cuáles se pueden cortar o reducir, teniendo en cuenta la periodicidad y las características particulares.

Ya sea fijo o variable, tener un control efectivo sobre los tipos de gastos de una empresa significa controlar de cerca el presupuesto y no dejar el flujo de efectivo al final del mes. Y para eso hay, una receta clave: ¡ planificación !

Por otra parte, entre los principales beneficios de una evaluación y de gestión adecuada de costos tenemos además el hecho de que vamos a saber si vale la pena producir un producto o no.

No debemos olvidar que sin una buena gestión de gastos y el cálculo y la clasificación correctos de los grupos de gastos, la empresa no puede diseñar y analizar indicadores de rendimiento importantes como el margen de contribución , el EBITDA y la rentabilidad .

Rastrear gastos fijos y variables también significa monitorear los resultados de un negocio mes a mes y compararlos con lo planeado . Esto permitirá identificar las desviaciones que pueden impedir que la empresa alcance sus objetivos y corregirlos a tiempo (nadie quiere ser sorprendido con la guardia baja, ¿verdad?).

Por otro lado, los gastos variables pueden ser más fáciles de reducir porque puede buscar diferentes proveedores de suministros de oficina, buscar opciones de entrega más baratas, etc. Por lo tanto, comprender y diferenciar los gastos fijos y variables contribuye a una mejor gestión de los recursos financieros .

¿Cómo hacer gestión de gastos y evitar sorpresas negativas?

Primero, sin una planificación presupuestaria , las posibilidades de que tu empresa realice una buena gestión de gastos disminuyen drásticamente . Por lo tanto, adoptar un proceso presupuestario es uno de los pasos más simples e importantes para reducir los gastos.

Para hacer una buena gestión de gastos, podemos recurrir entonces a sistemas especializados de gestión presupuestaria dado que son una excelente opción incluso para la presentación de informes. Esto facilita que el área de planificación y control recopile información, la analice, la discuta con el CFO y los escenarios del proyecto , que serán esenciales en la toma de decisiones .

También es importante que la empresa tenga a alguien que se haga cargo del control de gastos. Alguien que sea capaz de llevar a cabo el presupuesto comercial teniendo en cuenta cada área de la organización y que pueda interpretar los resultados económicos y financieros.

El controlador, responsable de la planificación del presupuesto , analizará los gastos fijos y variables mediante el seguimiento de las variaciones a lo largo del tiempo (idealmente para un análisis de los últimos tres años). Por lo tanto, los gastos se controlan estratégicamente de acuerdo con la capacidad financiera de la empresa. Esto evitará sorpresas negativas y permitirá que se tomen medidas (como el ahorro de costos ) a tiempo para evitar acciones drásticas (como los despidos).

Hacer el pronóstico de flujo de efectivo correcto es igualmente crucial para mantener el negocio en funcionamiento. Esto significa que no se debe olvidar pronosticar los desembolsos con gastos fijos y gastos variables. Cuanto más preciso sea el flujo de caja, mejor será el desempeño financiero de la empresa y más informada estará la toma de decisiones .

Con los gastos fijos, este control es más fácil , pero eso no significa que uno no deba dejar de buscar el control de gastos variables. Para esto, el controlador debe basarse en la historia de la empresa y hacer su análisis. Al planificar el presupuesto , no puede olvidarse de hacer una estimación de gastos variables e incluirlos en el pronóstico de flujo de efectivo.

Hay que tener en cuenta que es importante registrar siempre todos los gastos y tener una reserva especial para grupos de gastos variables . El seguimiento de gastos puede realizarse mediante software  y hojas de cálculo.

Gastos variables como gestionar

Resumen

Sin gestión de gastos, la planificación presupuestaria y la planificación financiera no se corresponderán con la realidad de la empresa. Y para mapearlos se necesita saber la diferencia y la relación entre gastos fijos y variables.

Los gastos fijos son aquellos que no están relacionados con el costo del producto (ya sea la producción o la compra de bienes) . Los variables, por otro lado, son gastos relacionados con la producción y se llaman precisamente porque el monto gastado en ellos es variable y su valor total cambia de acuerdo con las ventas, la producción o alguna otra actividad de la empresa.

Esperamos que este artículo sobre gastos variables de una empresa haya ayudado a aclarar sus diferencias con respecto a los gastos fijos, su relación y la importancia de que siempre queden bien definidos dentro de una empresa.

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