Escrito por Tendenzias

Qué es un albarán, para qué sirve y qué debe contener

Un albarán es ese documento de entrega que suele acompañar a todos los paquetes o productos que recibimos y aunque puede que te parezca algo insignificante, lo cierto es que tiene su importancia tal y como te explicamos a continuación en este post sobre ¿Para qué sirve un albarán y qué debe contener?.

Albaran

Qué es un albarán

Para definir claramente qué es un albarán, podemos decir que es un documento que acompaña un envío de mercancías en el que se enumera la descripción y la cantidad de las mercancías entregadas.

Cuando recibimos un paquete o una mercancía, una copia de la nota de entrega, firmada por el comprador o el consignatario , se devuelve al vendedor o al expedidor como prueba de entrega mientras que otra copia (la original) es para nosotros, eso es un albarán.

El término “albarán” procede del  árabe hispano “albará “y éste del árabe clásico barā’ah, que se puede traducir como “la prueba” o “el justificante”. En el resto de países recibe otro nombre como por ejemplo “documento di trasporto” para los Italianos o “remito” en Argentina.

Diferencia con una factura

Muchas veces podemos confundir un albarán con una factura y es que dependiendo de la mercancía que nos llegue, los dos son bastante parecidos.

A diferencia de la factura, el albarán no cumple funciones tributarias y, aunque es necesario no se necesita en una transacción comercial, mientras que la factura sí que es obligatoria.

De todos modos podemos decir que en algunas transacciones comerciales, sí que puede darse el caso de que recibamos o emitamos (dependiendo de si somos clientes o vendedores), albaranes con cada producto o entrega, y luego al final, juntemos esos albaranes para poder hacer una factura. De todos modos, ninguno de esos albaranes tendrá la validez de una factura.

¿Para qué sirve un albarán?

Cuando hacemos un albarán o recibimos uno junto a nuestra compra, es necesario que nos lo firmen o que lo firmemos ya que este no deja de ser un justificante de entrega.

De este modo, y como ya hemos mencionado anteriormente, el comprador recibe una copia del albarán para que la firme y la entregue al vendedor, o proveedor de modo que quede constancia de que ha recibido el producto adquirido.

El comprador se queda además con la copia original del albarán y de este modo el vendedor con su copia firmada podrá emitir luego la factura correspondiente.

El albarán y la empresa de transporte

Cuando compramos cualquier producto y nos llega con su albarán en dos copias, una de las cuáles hemos de firmar, también ese albarán será importante par ala empresa de transporte que nos hace entrega de la mercancía.

El albarán que firmamos supone no solo que se justifica la entrega del producto o mercancía, sino que además significará también que lo entregado se ha hecho a tiempo y en buen estado.

Por ello es aconsejable que el comprador se asegure, antes de firmar nada, que el producto que ha recibido no está roto o dañado, algo que no solemos hacer dado que cuando nos llega a casa algo comprado por internet (por ejemplo), solemos firmar el albarán de entrega sin mirar previamente si lo que contiene el bulto o la mercancía está en buen o mal estado de manera que el transportista se va con su copia firmada y si luego tenemos que reclamar por que el producto nos ha llegado roto, ya no podremos hacer nada dado que posiblemente el vendedor nos diga que al no indicarlo en el albarán, no podemos justificar que lo que decimos es verdad.

¿Qué debe contener un albarán?

Es fácil saber más o menos qué debe contener una factura dado que en la propia Agencia Tributaria pueden indicarnos todos los apartados que debemos señalar pero en el caso de un albarán a veces no sabemos exactamente qué tiene que contener.

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De todos modos no es cuestión de dejar en blanco nuestro albarán y podemos decir que deberá contener sobre todo los datos de ambas partes (vendedor y comprador), así como los datos del producto, dirección y demás.

Estos son los datos específicos que un albarán debe contener:

  • Número de albarán
  • Lugar y fecha de emisión del albarán.
  • Lugar y fecha de entrega
  • Datos del comprador y el vendedor (con nombre y apellidos o razón social, NIF o CIF, dirección postal, etc.)
  • Cantidad y descripción del producto
  • Espacio para la firma del receptor (y, si se tercia, para el sello)

Esto sería lo básico y aunque pienses que nos falta el precio, lo cierto es que no es necesario incluir importe alguno por la compra, y de hecho, no se suele incluir dado que sabemos que un albarán sirve más para justificar una entrega y no para mostrar lo que nos ha costado un producto o mercancía.

Peros si por cualquier motivo deseas poder anotar el importe o precio de una mercancía en un albarán será lo que se conoce como “albarán valorado”.

Implicaciones legales de un albarán

Aunque pensemos que un albarán no tiene una implicación legal o comercial, en realidad sí que las tiene de modo que será importante que esté firmado para poder saber que se ha recibido la mercancía sino que además para saber que se ha entregado en buen estado.

Por ello, si has firmado el albarán sin mirar la mercancía y luego al abrir el paquete ves que está rota, no podrás decir que el transportista ha sido responsable de la rotura, y el vendedor no podrá tampoco reclamar. En cambio, si miras la mercancía y antes de firmar anotas en el albarán que te ha llegado rota en mal estado, entonces legalmente ya tienes 30 días para reclamar, y siempre con el albarán en la mano.

Ya vimos como los albaranes tienen su importancia y no son solo ese papel que acompaña una mercancía y firmamos sin más.

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Artículo de interés:

Si deseas poder conocer sobre las facturas, te dejamos además este otro post que sin duda, será de tu interés:

DeFinanzas.com

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