Cuando viene una inspección a casa a comprobar el gas o cuando vamos al médico, en muchos momentos de nuestra vida hemos recibido un informe en el que nos han hecho constar el estado de la conducción de gas o de nuestra salud en particular, siguiendo los ejemplos antes citados. Este post titulado Cómo hacer un informe, tiene como objetivo conocer que tipos de informes se pueden realizar o que estructura debe tener.
Cómo hacer un informe | ¿Qué es un informe?
Se llama informe al documento en el que se hace constar datos y estadísticas relativas a un espacio de tiempo concreto. La finalidad de la elaboración de un informe es la evaluación de esos datos con el fin de actuar o aplicar técnicas que mejore los resultados.
Al tratarse de un documento sumamente importante, será imprescindible saber redactarlo de tal forma que cada lector pueda entender el contenido del mismo. Existen tantos tipos de informes como temáticas existen, por lo que es interesante conocer los tipos de informes y como elaborarlos.
Cómo hacer un informe | Estructura de un Informe
Los informes se estructuran siguiendo una regla general a pesar de que sus contenidos sean distintos. Un informe se divide principalmente en tres partes:
- Introducción
- Desarrollo
- Conclusión
Cuando realicemos un informe debemos indentificar con total claridad su finalidad, con la introducción explicaremos el motivo de la elaboración del informe tras la introducción, comenzaremos con el desarrollo del informe, donde deberán figurar los procedimientos llevados a cabo así como la metodología que se ha empleado para la recopilación de datos. Por último terminaremos con la conclusión del informe donde se mostrarán los resultados obtenidos así como una valoración general.
Cómo hacer un informe | Partes de un Informe
Para la elaboración de un informe debemos tener en cuenta la presentación, que los datos estén claros por lo que vamos a explicar cuales son las partes de un informe bien presentado.
- Portada
La portada de un informe es muy importante ya que en ella constará los datos de quien ha realizado el informe, es decir su autor. También deberá figurar el título del informe así como el lugar y fecha de realización. Esta información es la primera que verá el lector, por lo tanto es muy importante.
Título: Proporcionará una información clara y relacionada con el tema objeto del informe.
- Índice
En el índice aparecerá reflejado cada apartado que figura en el informe, también se hará constar el número de páginas total del que consta.
- Desarrollo
También llamado cuerpo es donde vamos a hacer constar la información importante o principal sobre el que se ha realizado el informe, en este punto podremos incluir tanto gráficas como cualquier otro recurso que sirva para aportar información, ya sean fotografías, diagramas, notas aclaratorias, etc.
- Conclusión
Todo informe debe acabar el estudio con la conclusión, en ella haremos constar los resultados que ha arrojado el informe y que serán de gran utilidad para responder a las expectativas de la empresa así como para responder ciertas dudas sobre producción, rendimientos, etc.
- Bibliografía
Por último se deberá hacer una referencia bibliográfica de los documentos consultados ya sean libros, artículos, medios de comunicación, etc. Estos figurarán por orden alfabético y por fecha de consulta.
Cómo hacer un informe | Paso a Paso
Para comenzar, un informe debe contener información clara y directa acerca de lo que se quiera expresar, ya sea una evaluación de la situación de ventas de una empresa, un diagnóstico o un repaso de los sucesos que hayan acontecido en un lugar y momento determinado, como será en el caso de los informes policiales o de autoridad.
La información en estos casos tiene vital prioridad, ya que no tiene sentido redactar un informe en el que no se pretenda informar. Por eso, la redacción debe ser acertada, sin rodeos y coherente, así como organizada.
Cómo hacer un informe – Paso a Paso | Esquema
Como cualquier documento redactado, los informes responden a un esquema básico de ordenación de contenidos, prefijado por tres partes fundamentales: introducción, desarrollo y conclusión.
Esto es un esquema básico para cualquier texto escrito, sin embargo, se vuelve imprescindible en documentos oficiales y de empresa, como informes de ventas y demás tipos de informes.
Del mismo modo no podrán faltar datos fundamentales, como la fecha, la firma (y el sello oficial, según el caso), el nombre de quien redacta el informe, la persona a quien va dirigida y datos en el interior del contenido. Los pasos que debemos seguir será siguiendo el siguiente esquema.
Recopilación y Estructuración
Con toda la información que nos ha llegado, lo primero que debemos hacer es tomarnos nuestro tiempo para poder estructurarla. Coger los datos y estadísticas y elaborar distintas gráficas, teniendo claro el objetivo del informe a realizar conseguirá que esta tarea sea menos tediosa.
Cuerpo
Para elaborar el cuerpo del informe será necesario redactar un previo informe por escrito, lo utilizaremos como borrador y en el intentaremos plasmar de forma clara el porqué del informe, incluyendo distintos casos prácticos además de un detallado análisis de las técnicas utilizadas para reforzar las conclusiones del informe.
Conclusión
Para la conclusión del informe es una de las partes más importantes y decisivos, esta conclusión será independiente del cuerpo del informe, no debemos repetir lo mismo sino que debemos interpretar los resultados que han arrojado los análisis realizados y ofrecer un balance del informe, respondiendo a preguntas del tipo ¿Se han cumplido objetivos? o ¿Cómo se puede mejorar este balance?.
Bibliografía
Como ya hemos comentado haremos constar los documentos consultados, cuales han sido nuestras fuentes de información, en ella incluiremos tanto el título, como el autor, año, lugar de edición, editorial y la página que hemos consultado. Estos datos dotarán a nuestro informe de un carácter mucho más profesional.
Cómo hacer un informe – Paso a Paso | Lenguaje
Imprescindible para que te tomen en serio y puedas demostrar a todos tus compañeros y a tu jefe, lo profesional que eres a la hora de tomarte en serio la empresa. Aunque les conozcas de toda la vida, no significa que puedas emplear un informe relajado y empleando un lenguaje coloquial como si hablaras de tú a tú. Todo tiene sus normas.
Necesitas un lenguaje claro y estructurado, en donde se elimina la subjetividad. No puedes emplear términos como “creo que…”, “pienso…”, “me gustaría…” Todo da un giro para convertirse en algo más objetivo empleando expresiones claras y concisas:
- Se observa que…
- Se ha demostrado…
- Se procede a…
Es un lenguaje que no te llevas a tu terreno.
Cómo hacer un informe – Paso a Paso | Estructura
Realizar un informe de forma correcta dependerá de que se cumplan o no una serie de pautas, así que os enumero una serie de claves para que las tengáis en cuenta cuando realicéis informes:
- Persona o entidad a quien va dirigido el informe.
- Motivo del informe o finalidad en el primer párrafo.
- Conclusión directa en las primeras líneas.
- Explicación en los siguientes párrafos: datos recogidos, estudios realizados, ideas descartadas, asuntos relacionados o involucrados, resultados anteriores…
- Se debe argumentar los hechos o la situación de la que se informa de forma objetiva.
- Si no se dominan los tecnicismos, es preferible evitarlos si con ello se consigue una expresión clara y simplificada.
- Conclusión final que retome la afirmación del primer párrafo.
- Firma y nombre del quien redacta el informe.
- Lugar y fecha del informe.
- Fuentes de información.
Cómo hacer un informe – Paso a Paso | Legibilidad
Aunque esté bien estructurado y en el informe venga todo súper bien explicado, a la hora de la verdad, cuando hay que exponerlo o presentarlo, es otra cosa. Porque recuerda que no haces los informes para ti, sino sobre algo y para alguien. Eso significa que tienes que convertirlo en algo fácil de leer, cómodo y claro.
Leerlo todo como un bloque, cansa bastante y hace que la distracción sea muy fácil.
Te mostraremos algunas claves para que eso ocurra.
- Remarcar bien los títulos, empleando diferentes tamaños, de manera que los más grandes, sean para las claves más importantes
- Agrupar las frases en textos, de la manera más clara. No juntarlas todas en un mismo párrafo. Que haya relación en las frases que se juntan y con una idea clave en cada una de ellas.
- Colocación de puntos para enumerar las ideas más cortas y sencillas
- Emplear como mínimo un color y como máximo dos. Se podrá emplear para subrayar, enmarcar o poner fondo a alguna cajita que quieras destacar.
- Es cierto, somos muy mayores para andar con dibujos, pero no hablamos de viñetas con bocadillos, sino de gráficas, imágenes corporativas, alguna imagen de noticia…
- Apoyos extra: con fichas tipo k-bits o una presentación en Power Point, para corroborar el informe y hacerlo más completo y ameno.
De esta manera, conseguirás que un informe no se convierta simplemente en un tocho de papel desestructurado y lleno de palabras que a saber cuándo terminarás de leerlo. Empleando una buena estructura y aplicando las técnicas de legibilidad, podrás conseguir que el informe de tu empresa, el que quieras enviar o preparar, sea de lo más accesible.
Pautas para elaborar un informe eficaz que esté bien presentado
Siguiendo los pasos explicados anteriormente, podrás elaborar un buenísimo informe pero además, podemos sumar algunas pautas clave para que sea eficaz y también que lo puedes presentar correctamente.
Determina tu propósito
Antes de hacer cualquier otra cosa, define claramente lo que tu informe debe lograr. ¿Estás escribiendo este informe para persuadir o informar? ¿Se proyectará hacia el futuro o revisará el pasado?
Si te asignaron este informe, discute su objetivo con la persona que te puso a cargo. No continúes hasta que entiendas completamente por qué estás haciendo lo que estás haciendo porque todo lo demás fluye de eso.
Escribe a tus lectores
Esto está muy relacionado con el primer consejo. No puede escribir a tus lectores si no sabe quiénes son. ¿Son experimentados o inexpertos? ¿Personas de adentro o de afuera?
No uses palabras, incluyendo jerga, que no entiendan. Proporciona información complementaria al final del informe si será útil. Resiste la tentación de alardear demasiado; tu informe debería hacerlo por usted.
Debes mantner a tu audiencia atenta durante el proceso de leer tu informe. De ahí que tenga un lenguaje claro y además, que esté bien organizado, desarrollado y dispuestos.
Procede de manera ordenada
Ahora que sabes por qué está escribiendo el informe y a quién estás informando, puedes comenzar a hacer tu investigación. Una vez que hayas reunido toda la información que necesita, estarás listo para comenzar a escribir.
Cuando hayas terminado de escribir todo lo demás, estarás listo para escribir tu resumen ejecutivo: lo último que escriba probablemente será lo primero que lea tu audiencia.
La longitud importa
Tu informe debe ser lo suficientemente largo para cumplir su propósito, pero ni una sola palabra más. Anticipa preguntas y objeciones y proporciona respuestas.
No sientas la necesidad de llenar el espacio. No seas redundante. Comunícate de manera efectiva: ¡no te compliques más!.
Flujo lógico
Puede sonar tonto, pero algunas personas olvidan esta simple regla: tu informe debe tener una introducción, el cuerpo y una conclusión.
Debe fluir fácilmente de punto a punto. Guía al lector a través de una progresión lógica del tema de principio a fin. Tu primer punto debería fluir naturalmente al segundo y así sucesivamente.
La apariencia es importante
Su informe debe ser visualmente atractivo. Tus lectores deben tener una idea de lo que estás diciendo simplemente viendo el informe por encima. No olvides tampoco el uso de encabezados y sub-encabezados.
Usa color si tu presupuesto lo permite. Presente grandes cantidades de datos gráficamente: en un cuadro, un gráfico, una tabla o alguna otra ilustración. Destaca los puntos importantes. Se creativo, pero asegúrate de que no interfiera con tu mensaje.
Revisa bien el informe
Una vez que haya escrito todo, incluido el Resumen Ejecutivo, estás listo para revisar tu documento. Debe hacer esto una vez y luego guardarlo, al menos durante la noche.
Cuando vuelvas a él, revísalo y vuelve a revisarlo. Luego guárdalo. Léelo al menos una vez más. También debes intentar que alguien más lo revise por ti. Un par de ojos nuevos a menudo detectarán errores que tú no has detectado.
Cómo hacer un informe | Tipos de informes
Hacer un informe no es sólo un montón de papeles informando de algo. Tenemos que diferenciar que los tipos de informes que hay.
Cómo hacer un informe – Tipos de informes | Técnico
Los informes técnicos son el resultado de la exposición escrita de ciertos hechos observados en el examen de objeto del informe es decir, es el documento que sirve para describir el estado de un problema. Este tipo de informe suele responder a una solicitud previa por parte de un cliente o empresa.
Se trata de informar del estado de un problema técnico real, donde se incluirá toda los datos recopilados y la información necesaria para que el lector evalúe y tome decisiones conforme a las conclusiones o recomendaciones de actuación que también se harán constar en el informe.
Para realizar el cuerpo de un informe tipo técnico en la introducción se hará constar el objetivo de trabajo. El el cuerpo podremos utilizar cualquier herramienta disponible para ilustrar de la mejor forma los estudios llevados a cabo como es la utilización de imágenes, tablas, gráficas, etc.
Para la conclusión del informe técnico se harán constar las recomendaciones para subsanar el problema así como figurará la lista de referencias.
En este tipo de informes se podrán incluir anexos donde poder añadir más información o detallarla si fuera necesario, incluyendo información complementaria. Este anexo tendrá carácter informativo pero no necesario, es decir que sirva como complemento pero que su no lectura no impida el conocimiento del informe.
Cómo hacer un informe – Tipos de informes | Administrativo
El informe administrativo es aquel que va destinado a la Administración, la cuál debe decidir sobre la situación que se detalle en el informe.
Cuando nos referimos a un informe de tipo administrativo, estamos refiriéndonos a un documento que describe tanto una actividad o un proyecto o un estudio de carácter administrativo tanto en la rama empresarial como para cuestiones gubernamentales.
Los informes administrativos van dirigidos a superiores con el fin de conseguir mejoras, suelen ir enfocados a buscar soluciones para la mejora tanto en la eficacia como la eficiencia ante la detección de problemas en la adminitración.
Cómo hacer un informe – Tipos de informes | Académico
El informe académico es el texto que sirve para desarrollar como se ha realizado un trabajado de investigación en una universidad, o escuela superior.
En este documento se incluyen los datos arrojados en la investigación sobre un área o tema determinado que se ha ido estudiando a lo largo del curso académico.
Los alumnos podrán expresar sus conclusiones a los profesores encargados de su valoración. La investigación y la valoración se dan la mano en los informes académicos, ya que no sólo se centra en la expresión de los resultados sino también de una investigación.
Cómo hacer un informe – Tipos de informes | Expositivo
Secuencia de hechos narrados tal cual, desde un punto de vista objetivo. Se contará con información anterior, para que se vea la evolución.
Es utilizado para explicar como se ha realizado un proceso como puede ser un manual de utilización de una máquina. También es utilizado para las actas legales, por la forma en la que debe ser narrado. Es decir se trata de un tipo de informe detallado tanto en el espacio como en el tiempo.
Un informe expositivo podría considerarse al documento que el endocrino nos entrega cuando comenzamos un proceso de adelgazamiento. La redacción del mismo, dando marcadas referencias de los pasos a dar y el orden en el que hay que realizarlo, sería un claro ejemplo de Informe Expositivo.
Cómo hacer un informe – Tipos de informes | Interpretativo
Se analizan las diferentes situaciones y se sacan las conclusiones necesarias, aparte de realizar las recomendaciones oportunas. Aquí viene un punto más humano y cada uno tiene que dar su punto de vista.
Cómo hacer un informe – Tipos de informes | Demostrativo
Este es el tipo de informe que suele predominar en el ámbito científico y suele utilizarse para la elaboración y presentación de tesis realizadas por el autor del informe. En este tipo de informes, suelen describirse al detalle los pasos realizados y se incluyen además, las conclusiones sobre los resultados que se hayan alcanzado. Se hacen además, tras investigación exhaustiva de los hechos.
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