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-     Escrito por lauralm

Cómo hacer un informe

Hoy en día saber cuáles son las claves principales para realizar un informe se está volviendo básico. Es que cada vez más se exigen declaraciones e informes para que quede constancia escrita de lo que sucede en una empresa, así como en la mayoría de las actividades económicas para las que se requerirán este tipo de documentos.

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¿Qué es un informe?

No hay que rebuscar mucho sobre lo que es un informe, ya que la existencia de este hace referencia a la información. Por supuesto es una información específica, porque cada uno tiene una finalidad, pero esa información, es, por así decirlo, oficial.

Esto quiere decir que un informe es la transmisión de la información de manera oficial de un evento, una serie de movimiento, noticias o algo que ha sucedido o pasará.

Tipos de informes

Hacer un informe no es sólo un montón de papeles informando de algo. Tenemos que diferenciar que los tipos de informes que hay.

Tipos de informes – Técnico

El informe técnico consiste en presentar de modo claro y detallado, un trabajo que sea científico o de investigación. También sirve para saber en qué estado se encuentra algo o alguien muy concreto.

Tipos de informes – Administrativo

El informe administrativo es aquel que va destinado a la Administración, la cuál debe decidir sobre la situación que se detalle en el informe.

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Tipos de informes – Académico

El informe académico es el texto que sirve para desarrollar como se ha realizado un trabajado de investigación en una universidad, o escuela superior.

Tipos de informes – Expositivo

Secuencia de hechos narrados tal cual, desde un punto de vista objetivo. Se contará con información anterior, para que se vea la evolución.

Tipos de informe – Interpretativo

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Se analizan las diferentes situaciones y se sacan las conclusiones necesarias, aparte de realizar las recomendaciones oportunas. Aquí viene un punto más humano y cada uno tiene que dar su punto de vista.

Cómo hacer un informe

Para comenzar, un informe debe contener información clara y directa acerca de lo que se quiera expresar, ya sea una evaluación de la situación de ventas de una empresa, un diagnóstico o un repaso de los sucesos que hayan acontecido en un lugar y momento determinado, como será en el caso de los informes policiales o de autoridad.

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La información en estos casos tiene vital prioridad, ya que no tiene sentido redactar un informe en el que no se pretenda informar. Por eso, la redacción debe ser acertada, sin rodeos y coherente, así como organizada.

Cómo hacer un informe – Esquema

Como cualquier documento redactado, los informes responden a un esquema básico de ordenación de contenidos, prefijado por tres partes fundamentales: introducción, desarrollo y conclusión.

Esto es un esquema básico para cualquier texto escrito, sin embargo, se vuelve imprescindible en documentos oficiales y de empresa, como informes de ventas y demás tipos de informes.

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Del mismo modo no podrán faltar datos fundamentales, como la fecha, la firma (y el sello oficial, según el caso), el nombre de quien redacta el informe, la persona a quien va dirigida y datos en el interior del contenido.

Cómo hacer un informe – Lenguaje

Imprescindible para que te tomen en serio y puedas demostrar a todos tus compañeros y a tu jefe, lo profesional que eres a la hora de tomarte en serio la empresa. Aunque les conozcas de toda la vida, no significa que puedas emplear un informe relajado y empleando un lenguaje coloquial como si hablaras de tú a tú. Todo tiene sus normas.

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Necesitas un lenguaje claro y estructurado, en donde se elimina la subjetividad. No puedes emplear términos como “creo que…”, “pienso…”, “me gustaría…” Todo da un giro para convertirse en algo más objetivo empleando expresiones claras y concisas:

  • Se observa que…
  • Se ha demostrado…
  • Se procede a…
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Es un lenguaje que no te llevas a tu terreno.

Cómo hacer un informe – Estructura

Realizar un informe de forma correcta dependerá de que se cumplan o no una serie de pautas, así que os enumero una serie de claves para que las tengáis en cuenta cuando realicéis informes:

  • Persona o entidad a quien va dirigido el informe.
  • Motivo del informe o finalidad en el primer párrafo.
  • Conclusión directa en las primeras líneas.
  • Explicación en los siguientes párrafos: datos recogidos, estudios realizados, ideas descartadas, asuntos relacionados o involucrados, resultados anteriores…
  • Se debe argumentar los hechos o la situación de la que se informa de forma objetiva.
  • Si no se dominan los tecnicismos, es preferible evitarlos si con ello se consigue una expresión clara y simplificada.
  • Conclusión final que retome la afirmación del primer párrafo.
  • Firma y nombre del quien redacta el informe.
  • Lugar y fecha del informe.
  • Fuentes de información.

Cómo hacer un informe – Legibilidad

Aunque esté bien estructurado y en el informe venga todo súper bien explicado, a la hora de la verdad, cuando hay que exponerlo o presentarlo, es otra cosa. Porque recuerda que no haces los informes para ti, sino sobre algo y para alguien. Eso significa que tienes que convertirlo en algo fácil de leer, cómodo y claro.

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Leerlo todo como un bloque, cansa bastante y hace que la distracción sea muy fácil.

Te mostraremos algunas claves para que eso ocurra.

  • Remarcar bien los títulos, empleando diferentes tamaños, de manera que los más grandes, sean para las claves más importantes
  • Agrupar las frases en textos, de la manera más clara. No juntarlas todas en un mismo párrafo. Que haya relación en las frases que se juntan y con una idea clave en cada una de ellas.
  • Colocación de puntos para enumerar las ideas más cortas y sencillas
  • Emplear como mínimo un color y como máximo dos. Se podrá emplear para subrayar, enmarcar o poner fondo a alguna cajita que quieras destacar.
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  • Es cierto, somos muy mayores para andar con dibujos, pero no hablamos de viñetas con bocadillos, sino de gráficas, imágenes corporativas, alguna imagen de noticia…
  • Apoyos extra: con fichas tipo k-bits o una presentación en Power Point, para corroborar el informe y hacerlo más completo y ameno.

De esta manera, conseguirás que un informe no se convierta simplemente en un tocho de papel desestructurado y lleno de palabras que a saber cuándo terminarás de leerlo. Empleando una buena estructura y aplicando las técnicas de legibilidad, podrás conseguir que el informe de tu empresa, el que quieras enviar o preparar, sea de lo más accesible.

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