Para el buen funcionamiento de cualquier empresa ya sea un negocio propio, una compañía e incluso una tienda online, y poder hacer frente a los imprevistos que puedan surgir, como una caída en las ventas o clientes que sean morosos, es fundamental contar con un patrimonio y que, además, éste esté a salvo. Conoce ahora las mejores herramientas para proteger el patrimonio de una empresa.
Cuanto mayor es una organización, mayor será el número de personas empleadas, de clientes, de dinero circulando y… cómo no, también de problemas y riesgos. Toda empresa debe ser previsora y anticiparse a situaciones amenazantes o consideradas de riesgo antes de que se puedan producir; así deberán implementar medidas destinadas a ello.
Herramientas para proteger el patrimonio de una empresa
Para proteger debidamente nuestro esfuerzo e inversión existen una serie de herramientas que pueden ayudarnos a proteger el patrimonio de nuestra empresa.
Mecanismos de control interno
Los mecanismos de control interno hacen referencia a las diferentes medidas que pueden implantarse dentro de una organización. Éstas se implantarán con la finalidad de detectar las posibles desviaciones con respecto a los objetivos de rentabilidad fijados por aquella, para así poder reducir imprevistos.
Estos mecanismos de control permiten a la dirección de la empresa enfrentarse a las amenazas o riesgos que puedan presentarse, en particular en una economía cambiante. También a las circunstancias y prioridades variables de la clientela, para adaptarse a las mismas y asegurar su crecimiento futuro.
Son ejecutados por el personal de una entidad a distintos niveles: dirección, cargos intermedios y resto de personal. Cubren, además, todos los aspectos de control de una empresa y permiten, a la vez, centrarse en objetivos más concretos.
Los sistemas de control forman parte de las actividades operativas de una organización, y conviene que estén incorporados correctamente a la infraestructura de la empresa. De este modo se fomenta la calidad y la delegación de poderes basados en la confianza y en el seguimiento de ciertas medidas previamente especificadas. Por otro lado, se evitan gastos innecesarios y se tiene una mayor capacidad de respuesta.
Otros beneficios de la implementación de mecanismos de control interno es que fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y garantizan la fiabilidad de los estados financieros, así como el cumplimiento de las leyes y normas que estén vigentes en ese momento.
En función del sector y la actividad de la empresa las medidas a tomar podrán variar pero, con carácter general, pueden referirse a:
- la contratación de empleados, verificando sus antecedentes y haciendo evaluaciones periódicas
- control de los ingresos de efectivo, utilizar recibos de dinero, arqueos sorpresivos por personal ajeno, etc.
- limitar el número de personas que manejan las cajas
- realizar inventarios físicos de forma periódica
- contar con las pólizas de seguro adecuadas y controlar su renovación periódica
- definir claramente los procedimientos de emisión, aprobación y órdenes de compra
Observación directa
Marcar objetivos e implementar medidas de control no tendrá ningún efecto real si no existe una supervisión y observación de manera directa de los procesos y actividades llevadas a cabo.
Designar personas responsables para cada proceso y supervisar directamente desde la dirección son medidas de control que nunca deben pasarse por alto para asegurar la correcta consecución de los objetivos prefijados por la empresa, así como su buen funcionamiento diario.
Además de utilizar la supervisión, delegar y especificar correctamente las funciones y responsabilidades de cada persona, es interesante prestar atención también al lugar físico en el que se desarrolla la actividad.
Para ello pueden utilizarse cámaras de seguridad u otros dispositivos tecnológicos que permitan controlar físicamente determinadas zonas de mayor relevancia o susceptibles de sufrir riesgos concretos. Podemos recurrir también a personal cualificado específicamente para este tipo de funciones de control y vigilancia.
Alarmas
Los sistemas de alarma pueden utilizarse no sólo para detectar posibles intrusos sino también incendios u otras situaciones de riesgo para la empresa y sus miembros.
Por norma, cuando se produce una anomalía, se activa un dispositivo controlado por la empresa instaladora de las alarmas. Éste permite contactar e informar a las personas designadas para asumir la responsabilidad de los procedimientos que se deben seguir.
Estos sistemas permiten una rápida detección de riesgos y una pronta respuesta ante cualquier tipo de situación que se presente.
Seguros
Dentro de los seguros se incluyen las coberturas básicas de incendio, robo, mercancía y vehículos y daños en infraestructura. Por otra parte tenemos los seguros comerciales, que pueden incluir algunas opciones como las demandas civiles, impagos por parte de clientes, daños en equipos electrónicos o caídas bruscas e imprevistas en la actividad de la empresa.
Los seguros deben revisarse periódicamente para mantenerlos siempre en regla y para que estén acordes con la actividad desarrollada por la empresa, las normativas vigentes y los objetivos de la organización.
Tecnología
Hace tan solo un par de décadas la tecnología estaba únicamente al alcance de las grandes empresas. Hoy, gracias a Internet y a los rápidos avances que han tenido lugar, cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede utilizar sistemas tecnológicos para proteger el lugar de trabajo, los depósitos y las mercaderías.
Algunos ejemplos de tecnología utilizable para estos fines de previsión y protección son los seguimientos desde satélite, cámaras, inventarios con códigos de barras, controles en los accesos, tanto en las instalaciones como en los archivos, ficheros y dispositivos, sensores de movimiento, etc.
Seguridad informática
Además de los bienes tangibles de una empresa, hay que prestar también atención a la información que maneja la misma, pues puede ser igual o más valiosa que los primeros. El acceso a dicha información privilegiada o de carácter confidencial debe ser restringido y limitado a pocas personas. Debe protegerse también la privacidad, firmar la confidencialidad acerca de los procedimientos de la empresa por parte de los empleados, etc.
Fondo de activos
En el caso de que se trate de una empresa o negocio familiar, tener un buen fondo de propiedad garantiza la protección de los activos familiares de los ataques de terceros. Es una especie de «política» que protege a la familia del empresario de cualquier problema financiero derivado, por ejemplo, de una mala gestión empresarial. Puede estar compuesto por los cónyuges de forma conjunta o individual.
Es un fondo flexible y barato que permite proteger y satisfacer las necesidades familiares (mínimo vital) aunque solo está reservado para la familia legítima, caduca en caso de fallecimiento del cónyuge, separación / divorcio y no se puede aplicar a los convivientes.
Creación de un holding
En el caso de una expansión del negocio o empresa, la creación de un Holding puede servir también para proteger el patrimonio. El holding es la denominada empresa matriz que controla otras empresas (filiales).
La constitución de un holding permite un control unitario (por lo tanto, una gobernanza regulada), permite la creación de restricciones para armar las explotaciones y mantener el control del patrimonio, se preserva de acciones agresivas ya que las explotaciones conferidas en la explotación no son atacables.
Con vistas a un cambio generacional, el holding permite la gestión de conflictos entre accionistas y / o miembros de la familia en la cantidad de disputas que se gestionarán de manera unificada a nivel de holding.
Cómo proteger los activos corporativos
El patrimonio de la empresa puede estar también (en parte) en los activos corporativos, que son el conjunto de activos tangibles e intangibles puestos a disposición de la empresa, de modo que es también proteger a estos a a través de medidas autónomas, basadas en el activo que se pretende proteger.
- Bienes materiales Los activos tangibles (la sede física, oficinas, automóviles de la empresa, etc.) pueden protegerse mediante la estipulación de un seguro privado , mientras que para evitar posibles daños, se puede utilizar un sistema antirrobo y el uso de cámaras .
- Activos intangibles Los activos intangibles, por otro lado, son más difíciles de identificar y, en consecuencia, de proteger; entre estos es posible identificar macro-áreas :
- activos: en la era digital, el capital monetario, las operaciones bancarias y la cuenta corriente se administran por un ordenador; Tener un sistema informático seguro y sólido es probablemente el primer paso para proteger a la empresa.
- desarrollo / innovación: es posible detener la filtración de información confidencial que puede ser útil para la competencia, mediante la firma de un acuerdo de confidencialidad para los empleados, evitando su divulgación incluso después de que la relación laboral se haya interrumpido.
- imagen de la empresa: salvaguardar la imagen de la empresa en los últimos años ha resultado ser casi imposible debido al uso creciente de las redes sociales , capaces de difundir noticias como incendios forestales. Por lo tanto, será necesario utilizar una contraestrategia capaz de contrastar noticias y / o imágenes perjudiciales a nivel de empresa.
Estos son sólo algunos ejemplos de las diferentes medidas que una organización puede implementar para mantener el buen funcionamiento de su empresa y proteger su patrimonio.
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