Vamos a desarrollar a lo largo del presente artículo, cómo hacer un inventario y para qué sirve. Hay que tener en cuenta que un inventario es una lista de bienes y demás posesiones valorables, que pertenecen a una empresa o negocio, aunque también se puede aplicar a una persona o institución. Normalmente, suele ser una lista ordenada, que se hace en un momento determinado. Actualmente, en muchos lugares se ha mutado a hacerse en material electrónico, pero tradicionalmente, siempre se ha hecho en un medio físico, que solía ser el papel.
Qué es un inventario y para qué sirve
El inventario es una relación, que suele ser ordenada, valorada y detallada de todos aquellos elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. En general, representa la existencia de bienes destinados a realizar una operación. También podemos decir que el inventario está formado por las materias primas, los productos en proceso, los productos acabados y los suministros que utiliza en sus operaciones, de modo que es habitual que se haga sobre todo en los almacenes de las empresas.
También podemos relacionarlos con las materias primas, es decir, con los bienes propios y de disponibilidad inmediata para el consumo, transformación y venta. Estaríamos hablando de materia prima, productos en procesos de fabricación y mercancías y productos terminados. De hecho podemos dividir los inventarios, según su forma, en estas tres divisiones.
También podemos incluir, los inventarios de suministros de fábrica, entre los que se incluirían pinturas, clavos, lubricantes…Y también tenemos los inventarios de mercancías, que son los productos que se compran, para venderlos posteriormente, de manera inmediata.
Para qué sirven los inventarios
Los inventarios tienen una gran utilidad. Sirven para generar una gran capacidad de predicción, para crear un cronograma de producción, equilibrando lo que se necesita, con lo que se procesa.
También para satisfacer a tiempo la demanda de los clientes o de la producción, es decir, para controlar mejor las fluctuaciones de la demanda. Otra de las cosas para las que sirve el inventario es para proteger de la falta de confiabilidad de los proveedores, para regular la inestabilidad del suministro. También se ofrecen, debido a ello, descuentos en los precios al adquirir cantidades grandes, y se protege de la inflación de los costos. Contribuye en gran medida al ahorro, ya que los costos de pedido son menores, si se compra una mayor cantidad de un artículo en menor frecuencia, que si se compra en menores cantidades en reiteradas ocasiones.
Cómo hacer un inventario paso a paso
Vamos a ver cómo podemos hacer un inventario paso a paso. En primer lugar, tenemos que tener un enfoque general, encontrando el lugar adecuado para almacenarlo y mantenerlo. También hay que asegurarnos de que esté cerrado con llave. Hay que desarrollar un sistema de inventarios que funcione. Es decir, debemos organizar las existencias importantes, almacenar juntos los artículos que son iguales, etc.
Tenemos que determinar el método de control de inventario que mejor funcione. Si es algo pequeño, podríamos hacerlo manual, mientras que si es algo más grande deberíamos controlarlo a nivel electrónico, empleando hojas de cálculo u otros programas software.
A la hora de empezar, debemos registrar el inventario, verificando el conteo, es decir asegurándonos de que es correcto antes de iniciar, y registrar tanto los artículos que entran, como los que salen. Debemos registrar de todos modos, nuestros artículos de una manera regular.
Debemos organizar todos nuestros artículos por tipo, creando una categoría, y hay que hacer lo propio con las subcategorías. Hay que asignar un prefijo para la categoría y una letra para la subcategoría. De este modo, podremos etiquetar todos los artículos de manera correcta, para posteriormente crear una lista que defina todas las designaciones de inventario. Por último, tenemos que crear un archivo con la ubicación del almacenamiento y con los detalles y fotografías de todos los datos.
Clasificación de los activos en un inventario
Para clasificar o catalogar los activos en un inventario debemos realizar un proceso con diferentes acciones. Para ello deberíamos incluir una información mínima. Primero, incluir un número de serie o número de licencia, especialmente en ordenadores, dispositivos móviles o impresoras. Debe ir todo asociado a un número de serie que sea único e identificable.
Tenemos que incluir la localización física, como la ciudad y la calle en la que se encuentra la sede, el edificio principal. De este modo podremos implementar medidas de prevención de riesgos. Hay que elegir el formato, que puede ser en papel o electrónico. El tipo, el grupo en el que se encuentra clasificado y el nombre, que sea único e identificable o la empresa que nos de soporte, así como el ID de contrato también son aspectos importantes a tener en cuenta.
Sobre el soporte, debemos incluir la fecha de vencimiento, el departamento que le da uso y el propietario o responsable del activo, también son datos que completan la clasificación de los activos en un inventario.
Hacer el inventario de un almacén
En el caso de que tengas que hacer el inventario de un almacén puedes seguir lo que acabamos de explicar, pero también puedes seguir estos otros pasos que son más específicos:
Primero, de todos es aconsejable crear una hoja de trabajo en la que anotar los productos (utilizando un software de inventario o una tabla de Excel) y tener una calculadora, lápiz y papel.
Posteriormente es necesario dividir los bienes en categorías. Esta subdivisión varía de un almacén a otro, una vez completada la división, podemos si queremos dividir aún más los artículos en aquellos que se agotan más fácilmente, que deben almacenarse en un lugar de fácil acceso, y los menos vendibles, que pueden colocarse en áreas más recónditas del almacén.
Etiqueta cada estante para que puedas encontrar rápidamente los productos del inventario.
Una vez realizado el pedido, lo único que tienes que hacer es proceder a la catalogación de la mercancía , dentro de la hoja de Excel, rellenando los siguientes campos:
- Categoría de pertenencia
- Descripción del artículo
- Código del artículo
- Stock
- Fecha de llegada del producto
- Coste del producto
- Fecha de caducidad
Una vez hayas acabado el inventario, actualiza las cantidades en el sistema. Un inventario bien planificado dará como resultado una interrupción mínima, una actualización completa del inventario y proporcionará una base para tomar decisiones comerciales más informadas.
Ventajas de hacer un inventario
Es necesario tener un stock o inventario, porque nos genera múltiples ventajas. Uno de los primeros beneficios, es evitar clientes descontentos, por retrasos o complicaciones varias. También podemos esperar con tranquilidad la reposición ya que nos la genera el control del inventario.
Podemos obtener descuentos por grandes compras, si llevamos un inventario y nos puede ayudar a neutralizar la estacionalidad. También podemos ofrecer más variedad al cliente, ya que no les fallamos teniéndolo todo controlado y podemos reducir los costos por mantenimiento. Todo lo que sea tener un orden y un control nos genera beneficios.
Asimismo, podemos vigilar de mejor manera la calidad, evitando que el producto llegue al cliente si no está en condiciones. También podemos conocer mejor los movimientos del inventario, planeando los flujos de dinero de las compras. Y una cosa, que puede resultar curiosa, pero que ayuda a controlarla también el hecho de tener inventarios, es el reconocer robos o mermas, a ligera escala, realizados por empleados o clientes, que pueden afectar al producto final y a su calidad. Por ello, es altamente recomendable hacer un seguimiento de nuestros inventarios.
A través del inventario, además, tu empresa va a tener más control sobre el stock que tiene, pudiendo así mejorar la gestión de los productos y ofrecer un mejor servicio a los clientes. Esto se debe a que, a través de esta información, el cliente siempre tendrá acceso a un catálogo de productos actualizado y tu empresa ganará mucha credibilidad con respecto al consumidor.
Cómo hacer un inventario en excel
Ya hemos visto para qué nos sirve un inventario y cómo se hace pero si deseas que tu inventario esté bien organizado y puedas realizarlo a través de una serie de sencillos pasos nada como seguir un programa que sea gratuito.
Excel por ejemplo, es una de las mejores herramientas que Microsoft pone a nuestra disposición para hacer nuestro inventario.
Paso 1
Para hacer un inventario con excel la clave es saber cómo colocar las fórmulas de modo que al rellenar cada casilla, el resultado se vaya cambiando. Es decir por ejemplo, crear una fórmula para el «stock» de modo que si este suma o resta, pueda cambiar el resultado final.
El primer paso es crear cuatro columnas a la derecha, selecciona por ejemplo de F a la I, en la qu vamos a ir colocando la información sobre los productos que queremos inventariar que contengan la siguiente información.
- Columna F: Escribimos el código de barras del producto que sea único en cada producto y no se repita.
- Columna G: Además del código de barras es necesario que el producto tenga nuestro código interno si no es así, no pasa nada, pero con este tipo de código que será único nos va a ser más fácil identificar cada producto.
- Columna H: En esta columna tendremos que anotar la descripción del producto, de modo que lo podamos identificar uan vez ha sido escaneado el código de barras.
- Columna I: Ahora en esta columna lo que tenemos que hacer es crear una fórmula que sirva para sumar todas las cantidades de nuestros productos (más adelante vemos esto con detalle).
Paso 2
En este segundo paso lo que tenemos que hacer es coger otras cuatro columnas (esta vez de la A a la D) que nos servirán para operar a partir de los códigos de barras e ir anotando las unidades de los productos así como más información descriptiva
Esta es la información que va a incluir cada columna.
- Columna A: Tenemos que anotar de nuevo el código de barras del producto, de modo que lo que vamos a ir haciendo es escanear los códigos de barras de cada uno de los productos que tengamos.
- Columna B: En esta columna se anotan las unidades. Es decir cuanta cantidad tenemos para cada producto.
- Columna C: En esta otra columna tenemos que anotar la descripción del producto, pero para ello tendremos que añadir una fórmula con la información que ya apuntamos en las columnas F, G y H.
La fórmula se puede hacer con la fórmula «BUSCARV» en la columna C. De este modo por ejemplo para la celda C2 (debajo del título de columna), escribimos la fórmula=BUSCARV(A2,F:I,3,FALSO) -> De modo que con la fórmula podremos ubicar el valor de la tercera columna (argumento: “3”) a partir de la información que tenemos en las columnas F a I (argumento: “F:I”), una vez se ubique en la primera columna el valor del código de barras (argumento: “A2”), a través de una coincidencia precisa de cada número (argumento: “FALSO”).
Tendremos que escribir la fórmula en la celda C2 y luego arrastramos para todas aquellas filas que queramos. De este modo cada vez que anotes un código de barras dentro de la primera columna (A), nos saldrá la descripición del producto en la tercera columna (C).
- Columna D: En esta cuarta columna,
- Código del producto (nuestro código interno). Para hacer aparecer este dato, podemos utilizar la misma fórmula que en la columna anterior. Simplemente tenemos que cambiar el “3” por un “2”: =BUSCARV(A2,F:I,2,FALSO) -> Lo que hace esta fórmula es buscar el valor de la segunda columna de la matriz formada por las columnas F a I, una vez que encuentre en la primera columna de la matriz el valor del código de barras.
Paso 3
Para este tercer y último paso, bastante largo, tenemos que comenzar volviendo de nuevo a la Columna I, en el que deben aparecer las unidades inventiradas; y se aplica en ella una fórmula de suma que funcione de manera que va a buscar los códigos de barras que se repiten en la columna A y se suman todas las cantidades contadas de ese mismo producto.
Es decir, la clave es que la plantilla nos servirá para que podamos encontrar un mismo producto de manera sencilla sin tener que pensar que ya lo hemos contado o no, y que podamos ir añadiendo además las cantidades que se van sumando gracias a escanear el código de barras y listo.
La fórmula de esa Columan I será: =SUMAR.SI(A:A,F2,B:B) -> de modo que esta va a indicar que cada vez que se encuentre una coincidencia del código de barras del producto de la fila en que nos encontramos (argumento: “F2”) en la celda A (argumento “A:A”) sumará las cantidades que hayamos indicado en la columna B (argumento “B:B”). Así solo tenemos que arrastrar la fórmula por la columna I hasta todas las filas que queramos o con los productos anotados.
Al final nos tiene que quedar el resultado de la suma en la fila que corresponda a las unidades, mientras que en la parte izquierda (en las columnas A y B), tendremos un listado de inventario que se creará mientras anotamos cada recuento de cada producto que escaneamos con el lector de código de barras.
Modelos de hojas de inventarios en excel
Os acabamos de explicar cómo podéis hacer vuestro inventario en excel aunque lo cierto es que podemos encontrar plantillas más o menos completas de manera que puedas adaptarla a tus necesidades.
De este modo queremos ofreceros varias plantillas que os podéis descargar de manera que vuestro inventario en excel quede bien organizado y listo para comenzar a funcionar
Hoja de inventario excel con código de barras
Esta primera hoja que os ofrecemos corresponde precisamente a todo lo que os hemos explicado en l punto anterior. Si la descargas, verás como te es muy sencillo rellenarla.
Hoja de inventario excel básica
La primera hoja de inventario excel que os hemos explicado era muy completa, pero quizás queráis algo que sea más básico, de manera que podamos hacer un inventario en el caso de que nuestra empresa sea pequeña o no desees tener que invertir demasiadas columnas. En esta plantilla que os mostramos ahora tan solo verás que aparecen las columnas dedicada al nombre de artículo, descripción o número de identificación, así como el precio unitario.
Hoja de inventario excel destock
Imaginemos que la empresa que debe hacer el inventario es pequeña o por ejemplo solo de materiales de modo que será clave que podamos tener una hoja excel para el inventario de stock de manera que sepamos cuando es el momento de volver a comprar o hacer un pedido o reducir este si tenemos en acceso. Así como saber localizar rápidamente un producto. Pincha en el siguiente enlace para descargar la plantilla:
Hoja de inventario excel para el hogar
Por otro lado también es una buena idea que hagamos un inventario en casa de modo que este nos sirva para en caso de robo o de incendio, podamos saber qué cosas teníamos en casa e informar así de manera exacta a la compañía de seguros. Para este tipo de inventario bastará con una hoja de inventario de excel tan sencilla como la que os dejamos a continuación:
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