Escrito por Tendenzias

Cómo hacer un inventario y para qué sirve

Vamos a desarrollar a lo largo del presente artículo, cómo hacer un artículo y para qué sirve. Hay que tener en cuenta que un inventario es una lista de bienes y demás posesiones valorables, que pertenecen a una empresa o negocio, aunque también se puede aplicar a una persona o institución. Normalmente, suele ser una lista ordenada, que se hace en un momento determinado. Actualmente, en muchos lugares se ha mutado a hacerse en material electrónico, pero tradicionalmente, siempre se ha hecho en un medio físico, que solía ser el papel.

El inventario

Qué es un inventario y para qué sirve

El inventario es una relación, que suele ser ordenada, valorada y detallada de todos aquellos elemenots que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. En general, representa la existencia de bienes destinados a realizar una operación. También podemos decir que el inventario está formado por las materias primas, los productos en proceso, los productos acabados y los suministros que utiliza en sus operaciones. También podemos relacionarlos con las materias primas, es decir, con los bienes propios y de disponibilidad inmediata para el consumo, transformación y venta. Estaríamos hablando de materia prima, productos en procesos de fabricación y mercancías y productos terminados. De hecho podemos dividir los inventarios, según su forma, en estas tres divisiones.

Que es un inventario y para que sirve

También podemos incluir, los inventarios de suministros de fábrica, entre los que se incluirían pinturas, clavos, lubricantes…Y también tenemos los inventarios de mercancías, que son los productos que se compran, para venderlos posteriormente, de manera inmediata.

Los inventarios tienen una gran utilidad. Sirven para generar una gran capacidad de predicción, para crear un cronograma de producción, equilibrando lo que se necesita, con lo que se procesa.

Que es un inventario y para que sirve prediccion

También para satisfacer a tiempo la demanda de los clientes o de la producción, es decir, para controlar mejor las fluctuaciones de la demanda.  Otra de las cosas para las que sirve el inventario es para proteger de la falta de confiabilidad de los proveedores, para regular la inestabilidad del suministro. También se ofrecen, debido a ello, descuentos en los precios al adquirir cantidades grandes, y se protege de la inflación de los costos. Contribuye en gran medida al ahorro, ya que los costos de pedido son menores, si se compra una mayor cantidad de un artículo en menor frecuencia, que si se compra en menores cantidades en reiteradas ocasiones.

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Cómo hacer un inventario paso a paso

Vamos a ver cómo podemos hacer un inventario paso a paso. En primer lugar, tenemos que tener un enfoque general, encontrando el lugar adecuado para almacenarlo y mantenerlo. También hay que asegurarnos de que esté cerrado con llave.  Hay que desarrollar un sistema de inventarios que funcione. Es decir, debemos organizar las existencias importantes, almacenar juntos los artículos que son iguales, etc.

Como hacer un inventario paso a paso

Tenemos que determinar el método de control de inventario que mejor funcione. Si es algo pequeño, podríamos hacerlo manual, mientras que si es algo más grande deberíamos controlarlo a nivel electrónico, empleando hojas de cálculo u otros programas software.

Como hacer un inventario paso a paso hoja de calculo

A la hora de empezar, debemos registrar el inventario, verificando el conteo, es decir asegurándonos de que es correcto antes de iniciar, y registrar tanto los artículos que entran, como los que salen. Debemos registrar de todos modos, nuestros artículos de una manera regular.

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Debemos organizar todos nuestros artículos por tipo, creando una categoría, y hay que hacer lo propio con las subcategorías. Hay que asignar un prefijo para la categoría y una letra para la subcategoría. De este modo, podremos etiquetar todos los artículos de manera correcta, para posteriormente crear una lista que defina todas las designaciones de inventario. Por último, tenemos que crear un archivo con la ubicación del almacenamiento y con los detalles y fotografías de todos los datos.

Clasificación de los activos en un inventario

Para clasificar o catalogar los activos en un inventario debemos realizar un proceso con diferentes acciones. Para ello deberíamos incluir una información mínima. Primero, incluir un número de serie o número de licencia, especialmente en ordenadores, dispositivos móviles o impresoras. Debe ir todo asociado a un número de serie que sea único e identificable.

Clasificacion de los activos en un inventario

Tenemos que incluir la localización física, como la ciudad y la calle en la que se encuentra la sede, el edificio principal. De este modo podremos implementar medidas de prevención de riesgos. Hay que elegir el formato, que puede ser en papel o electrónico. El tipo, el grupo en el que se encuentra clasificado y el nombre, que sea único e identificable o la empresa que nos de soporte, así como el ID de contrato también son aspectos importantes a tener en cuenta.

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Sobre el soporte, debemos incluir la fecha de vencimiento, el departamento que le da uso y el propietario o responsable del activo, también son datos que completan la clasificación de los activos en un inventario.

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Ventajas de hacer un inventario

Es necesario tener un stock o inventario, porque nos genera múltiples ventajas. Uno de los primeros beneficios, es evitar clientes descontentos, por retrasos o complicaciones varias. También podemos esperar con tranquilidad la reposición ya que nos la genera el control del inventario.

Ventajas de hacer un inventario

Podemos obtener descuentos por grandes compras, si llevamos un inventario y nos puede ayudar a neutralizar la estacionalidad. También podemos ofrecer más variedad al cliente, ya que no les fallamos teniéndolo todo controlado y podemos reducir los costos por mantenimiento. Todo lo que sea tener un orden y un control nos genera beneficios.

Asimismo, podemos vigilar de mejor manera la calidad, evitando que el producto llegue al cliente si no está en condiciones. También podemos conocer mejor los movimientos del inventario, planeando los flujos de dinero de las compras. Y una cosa, que puede resultar curiosa, pero que ayuda a controlarla también el hecho de tener inventarios, es el reconocer robos o mermas, a ligera escala, realizados por empleados o clientes, que pueden afectar al producto final y a su calidad. Por ello, es altamente recomendable hacer un seguimiento de nuestros inventarios.

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